Zdarzyło Ci się przypadkiem wykonać raport dzienny więcej niż raz i zastanawiasz się, czy to w ogóle wolno? Z tego tekstu dowiesz się, czy można wydrukować raport dobowy 2 razy, jakie są różnice między raportem z kasy fiskalnej a raportem z terminala i jak wyjść z kłopotliwych sytuacji bez stresu. Poznasz też zasady raportów miesięcznych i sposoby bezpiecznego przechowywania dokumentów.
Czym jest raport dobowy z kasy fiskalnej?
Raport dobowy z kasy fiskalnej to podstawowy dokument, na którym opiera się rozliczenie podatkowe przedsiębiorcy. Jest to wydruk z kasy rejestrującej, który podsumowuje wszystkie transakcje zarejestrowane od ostatniego raportu dobowego aż do chwili jego wykonania. Wydruk zawiera sumaryczny obrót, stawki i wartości podatku VAT oraz informację o sprzedaży zwolnionej z podatku.
Pierwszy raport dobowy po fiskalizacji kasy ma specjalne znaczenie, bo stanowi potwierdzenie poprawnego uruchomienia pamięci fiskalnej. Każdy kolejny raport dzienny zamyka dany okres sprzedaży i zapisuje dane w pamięci fiskalnej. Od tej chwili sprzedaż w nowym dniu liczona jest „od zera” i tworzony jest już następny raport dobowy.
Kiedy wykonać raport fiskalny dobowy?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. raport fiskalny dobowy wykonuje się po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, ale nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Nie ma więc obowiązku drukowania raportu dokładnie o północy. Ważne, by raport powstał w określonym przedziale czasu i żeby weszły do niego wszystkie paragony z danego dnia sprzedażowego.
W niektórych kasach, zwłaszcza nowszych modelach, moduł fiskalny sam wymusza wydruk raportu. Jeśli przez dwie kolejne doby prowadzisz sprzedaż bez raportu dobowego, urządzenie może zablokować możliwość dalszej rejestracji paragonów, dopóki nie wydrukujesz raportu fiskalnego dobowego. Dzięki temu trudniej o długotrwałe zaniedbania w ewidencji.
Dlaczego raport dobowy jest raportem zerującym?
Raport dobowy to tzw. raport zerujący kasy fiskalnej. Oznacza to, że jego wydruk jednocześnie zapisuje dane do pamięci fiskalnej oraz zeruje liczniki bieżącej sprzedaży w kasie. Po wykonaniu raportu każdy kolejny paragon tworzy już obrót kolejnej doby sprzedażowej. To rozwiązanie zabezpiecza użytkownika przed omyłkowym sumowaniem niewłaściwych danych z różnych okresów.
Z tego powodu konkretny raport dobowy można odczytać z kasy tylko raz. Wydruk jest niepowtarzalny pod względem operacji fiskalnej, a dane trafiają na stałe do pamięci kasy. Użytkownik musi więc pilnować jakości papieru i warunków przechowywania dokumentów, bo uszkodzony lub wyblakły raport dzienny trudno będzie później odtworzyć wyłącznie z urządzenia.
Raport dobowy z kasy fiskalnej jest jednorazową operacją zerującą licznik sprzedaży. Sam konkretnego wydruku nie odtworzysz z pamięci kasy w identycznej formie.
Czy można wydrukować raport dobowy z kasy 2 razy?
Pytanie o to, czy można wydrukować raport dobowy 2 razy, dotyczy w praktyce dwóch różnych problemów. Z jednej strony chodzi o to, czy wolno wykonać więcej niż jeden raport dobowy w tym samym dniu. Z drugiej – czy da się ponownie uzyskać ten sam raport, jeśli wydruk uległ zniszczeniu lub zaginął.
W przepisach nie znajdziemy zakazu wykonywania więcej niż jednego raportu dziennego w ciągu doby sprzedażowej. Rozporządzenie wymaga co najmniej jednego raportu po zakończeniu sprzedaży. Nie ogranicza natomiast ich liczby. Granicą jest tylko pojemność pamięci fiskalnej urządzenia.
Drugi raport dobowy tego samego dnia – czy to legalne?
Jeśli w trakcie dnia przez pomyłkę wydrukujesz raport dobowy, a sprzedaż trwa dalej, możesz wykonać kolejny raport jeszcze tego samego dnia. Będzie to drugi, a czasem trzeci raport dzienny z tą samą datą. Ważne, by ostatni raport dobowy powstał przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym dniu kalendarzowym. Dopiero suma wszystkich raportów z tej daty pokaże pełny obrót za ten dzień.
W praktyce wygląda to tak, że pierwszy raport dobowy zapisuje część sprzedaży. Potem sprzedaż jest kontynuowana „od zera” i na koniec dnia pojawia się kolejny raport. W raporcie miesięcznym wszystkie raporty dobowe z daną datą zostaną zsumowane, a dla księgowości liczy się końcowa kwota obrotu za konkretny dzień.
Czy można wydrukować ten sam raport dobowy ponownie?
Tu odpowiedź jest inna. Raport dobowy z kasy fiskalnej jest operacją jednorazową i nie da się go ponownie wygenerować jako identycznego dokumentu fiskalnego. Nie wydrukujesz drugi raz tego samego raportu z tej samej doby sprzedażowej jak zwykłej kopii. Ponowny wydruk raportu dziennego z tej samej daty to zawsze nowy raport, obejmujący sprzedaż od poprzedniego raportu do chwili jego wykonania.
Jeśli więc zgubisz papierowy wydruk, a kasa nie zapisuje kopii elektronicznej raportów, nie odtworzysz fizycznie tego samego dokumentu. Dane fiskalne pozostają w pamięci kasy i pojawią się w raportach okresowych, ale sam oryginalny wydruk trzeba chronić. W kasach online część problemu rozwiązuje elektroniczne przesyłanie raportów do CRK, co daje dodatkowe zabezpieczenie dokumentacji.
Nie ma zakazu wykonania kilku raportów dobowych w ciągu jednego dnia. Zakaz dotyczy ponownego drukowania tego samego raportu dobowego jako identycznego dokumentu fiskalnego.
Czy można wydrukować raport dobowy z terminala 2 razy?
Raport dobowy z terminala płatniczego to zupełnie inny rodzaj dokumentu niż raport z kasy fiskalnej. Jest to zestawienie wszystkich transakcji bezgotówkowych z danego dnia: płatności kartą, zwrotów, ewentualnych unieważnień. Raport wysyłany jest do agenta rozliczeniowego, takiego jak PolCard, PlanetPay czy Paytel, który na tej podstawie przelewa środki na konto przedsiębiorcy.
W większości terminali możesz bez problemu wykonać raport dobowy kilka razy. Urządzenia pozwalają też często na wydruk raportu archiwalnego z poprzednich dni. Taki wydruk jest raczej kopią zestawienia rozliczeniowego niż dokumentem fiskalnym w ścisłym znaczeniu, dlatego ponowny wydruk nie wpływa na rozliczenie podatku, a jedynie ułatwia księgowość.
Jak wygląda wydruk raportu dobowego z terminala?
Aby raport z terminala był przydatny w rozliczeniu kasy, musi zawierać zestaw podstawowych informacji. Wydruk powinien pokazywać m.in. liczbę transakcji, sumę wpływów, zwroty i unieważnienia. W zestawieniu odczytasz także numer terminala oraz czas wykonania raportu.
W praktyce wiele firm łączy raport dobowy z terminala z raportem kasowym, a następnie porównuje otrzymane kwoty z kwotą na raporcie fiskalnym dobowym. Pozwala to szybko wyłapać ewentualne rozbieżności między sprzedażą gotówkową a bezgotówkową jeszcze przed przekazaniem danych do księgowości.
W terminalach płatniczych, aby raport był czytelny i przydatny, producenci zwykle umożliwiają ustawienie automatycznego zamknięcia dnia. Takie ustawienie bywa opisane jako „paczka z transakcjami” na konkretną godzinę:
- terminal sam o określonej porze tworzy raport dobowy,
- agent rozliczeniowy otrzymuje komplet danych o wszystkich płatnościach,
- użytkownik może w razie potrzeby wydrukować ten raport ponownie,
- dokument łatwo przypiąć do raportu kasowego z danego dnia.
Raport miesięczny, roczny i limit liczby raportów?
Poza raportem dziennym, duże znaczenie ma raport fiskalny miesięczny. To zestawienie wszystkich raportów dobowych wykonanych w danym miesiącu sprzedaży. Dokument ten ma charakter księgowy i służy do rozliczenia podatku w odpowiednim okresie. Jest to raport okresowy, który nie zeruje licznika sprzedaży, a jedynie odczytuje wcześniej zapisane dane.
Raport miesięczny należy wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, nie później niż do 25 dnia kolejnego miesiąca. Jeśli przez cały miesiąc nie zarejestrowano ani jednej sprzedaży i nie było raportów dobowych, przedsiębiorca nie musi drukować raportu miesięcznego. W takim wypadku brak dokumentu oznacza po prostu brak obrotu.
Czy raport miesięczny można drukować kilka razy?
Raport kasowy miesięczny jest raportem odczytującym, a nie zerującym. W praktyce oznacza to, że możesz go wydrukować więcej niż raz. Jeśli wydruk zaginie lub zostanie zniszczony, kasjer może ponownie wejść w odpowiednią funkcję urządzenia i pobrać raport z pamięci fiskalnej. Warunkiem jest sprawna pamięć fiskalna i brak uszkodzeń urządzenia.
Nie ma przepisów, które ograniczałyby liczbę wydruków takiego raportu. Trzeba jedynie zadbać o zgodność dokumentacji przechowywanej w firmie z rozliczeniami podatkowymi. Raport okresowy miesięczny obejmuje wszystkie raporty dobowe za dany miesiąc, a ewentualne dodatkowe raporty dzienne wykonane jednego dnia są w nim sumowane pod jedną datą.
Ile raportów dobowych „pomieści” kasa fiskalna?
Pytanie o to, ile raportów da się wykonać, wiąże się z żywotnością pamięci fiskalnej kasy. Przepisy wymagają, aby urządzenie umożliwiało wydrukowanie co najmniej 1830 raportów dobowych. W praktyce daje to około pięciu lat codziennego użytkowania, jeśli drukujesz jeden raport dziennie. Jeśli będziesz regularnie wykonywać po kilka raportów dobowych w ciągu dnia, ten okres się skróci.
Warto więc ograniczać liczbę zbędnych raportów dziennych tylko do sytuacji, gdy faktycznie jest to potrzebne. Każdy dodatkowy raport to jeden „slot” zajęty w pamięci fiskalnej. Gdy pamięć się zapełni, konieczna będzie wymiana urządzenia lub wymiana modułu fiskalnego, co wiąże się z kosztami i formalnościami po stronie przedsiębiorcy.
| Rodzaj raportu | Funkcja | Możliwość ponownego wydruku |
| Raport dobowy z kasy | Podsumowanie sprzedaży i zerowanie licznika | Nie, ten sam raport fiskalny powstaje tylko raz |
| Raport miesięczny z kasy | Zestawienie sprzedaży w miesiącu | Tak, można drukować wielokrotnie z pamięci |
| Raport dobowy z terminala | Podsumowanie płatności bezgotówkowych | Tak, możliwy jest wielokrotny wydruk lub raport archiwalny |
Jak bezpiecznie przechowywać raporty fiskalne?
Raporty fiskalne, zarówno dobowe, jak i okresowe, są dla urzędu skarbowego podstawą rozliczeń. Przedsiębiorca ma obowiązek archiwizować je przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli rozliczasz się na podstawie dokumentów z 2020 roku, przechowujesz je do końca 2025 roku.
W tradycyjnych kasach z papierową kopią raporty drukuje się na papierze termicznym, który z czasem blaknie. Aby ograniczyć ryzyko utraty czytelności, warto przechowywać dokumenty w segregatorach z przekładkami, z dala od światła i źródeł ciepła. Coraz częściej stosuje się także kasy online z elektronicznym zapisem kopii, które wysyłają raporty do Centralnego Repozytorium Kas i odciążają użytkownika z części ryzyka związanego z nośnikiem papierowym.
Aby zachować porządek w dokumentacji, dobrze jest wprowadzić wewnętrzny schemat porządkowania raportów. W jednym miejscu warto gromadzić:
- raporty dobowe z kasy fiskalnej,
- raporty dobowe z terminala płatniczego,
- raporty miesięczne i ewentualne roczne zestawienia,
- dodatkowe raporty kasowe i raporty szczegółowe sprzedaży.
Raportów dobowych z kasy nie odtworzysz jako identycznych dokumentów, ale ich dane trafiają do raportów miesięcznych i rocznych. Dlatego porządek w papierach i właściwe przechowywanie są tak istotne dla spokojnej pracy.
