Masz obowiązek złożyć sprawozdanie o terminach zapłaty i nie wiesz od czego zacząć? Z tego artykułu dowiesz się, kogo dotyczy ten wymóg, jakie dane trzeba przygotować i jak bezbłędnie przejść proces na Biznes.gov.pl. Poznasz też najczęstsze pułapki związane z raportowaniem zatorów płatniczych.
Po co sporządza się sprawozdanie o terminach zapłaty?
Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych ma jeden wyraźny cel – ujawnić praktyki płatnicze dużych podatników CIT. Dzięki temu rynek widzi, które podmioty płacą w terminie, a które tworzą zatory. Dla wielu firm ta transparentność jest szansą, aby pokazać się jako wiarygodny partner, który nie przeciąga płatności bez potrzeby.
Dane publikowane przez Ministra Rozwoju i Technologii zmniejszają ryzyko współpracy z kontrahentem stosującym rażąco wydłużone terminy zapłaty. W praktyce kontrahenci coraz częściej sprawdzają zestawienia sprawozdań, zanim podpiszą umowę na dużą dostawę lub długoterminową usługę. Im lepszy obraz płatniczy przedstawisz, tym łatwiej negocjuje się warunki handlowe, limity kredytu kupieckiego czy wysokość zabezpieczeń.
Przejrzyste raportowanie terminów zapłaty ogranicza zatory płatnicze i pomaga budować zaufanie między największymi podatnikami CIT a ich dostawcami.
Kto musi złożyć sprawozdanie o terminach zapłaty?
Podstawowe pytanie brzmi: czy w ogóle należysz do grupy zobowiązanej do raportowania? Nie chodzi tu o każdą spółkę kapitałową, ale o konkretną kategorię podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Ustawodawca powiązał obowiązek złożenia sprawozdania z poziomem przychodów oraz z publikacją indywidualnych danych podatkowych przez Ministra Finansów.
Obowiązek dotyczy podatników CIT, u których wartość przychodu przekroczyła 50 mln euro w roku podatkowym zakończonym w roku kalendarzowym poprzedzającym rok publikacji danych. Kwotę 50 mln euro przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego poprzedzającego ujawnienie danych. Warunkiem jest także to, aby podatnik znalazł się w publicznym zestawieniu opublikowanym przez Ministra Finansów do 30 września danego roku.
Jak sprawdzić, czy jesteś w grupie raportującej?
Lista podmiotów, których indywidualne dane podatkowe zostały ujawnione, jest powszechnie dostępna. Minister Finansów publikuje ją w formie plików, w tym pliku „Podatnicy indywidualni” z podziałem na stan na określony dzień, na przykład 1 września danego roku. Jeżeli Twoja spółka widnieje w tym wykazie i spełnia warunek przychodowy, musisz raportować terminy zapłaty za wskazany rok.
W praktyce oznacza to, że podatnicy CIT, którzy osiągnęli przychód powyżej 50 mln euro w roku podatkowym zakończonym w 2023 r. i których dane zostaną opublikowane do 30 września 2024 r., będą zobligowani do złożenia sprawozdania za 2024 r. Warto przeanalizować swój wynik finansowy, a potem zweryfikować obecność w wykazie Ministerstwa Finansów, aby nie przeoczyć obowiązku.
Kto jest zwolniony z raportowania?
Nie wszystkie duże podmioty muszą składać sprawozdanie. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wprost wskazuje grupy wyłączone z tego obowiązku. Wśród nich są przede wszystkim wybrane podmioty z sektora ochrony zdrowia, które i tak podlegają rozbudowanym regulacjom finansowym.
Ze sporządzania sprawozdania zwolniono między innymi: podatkowe grupy kapitałowe, publiczne podmioty lecznicze oraz podmioty lecznicze będące spółkami kapitałowymi utworzone przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Dla reszty dużych podatników CIT brak złożenia sprawozdania w terminie wiąże się z sankcją wykroczeniową.
Kto odpowiada za sprawozdanie i jakie są terminy?
Za przesłanie sprawozdania w terminie nie odpowiada dział księgowości ani zewnętrzne biuro podatkowe, lecz kierownik podmiotu
Zgodnie z ustawą kierownikiem podmiotu jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, osoba pełniąca funkcję takiego organu, a gdy w podmiocie nie działa organ kolegialny – osoba zarządzająca działalnością. W spółce komandytowo-akcyjnej czy komandytowej będzie to komplementariusz prowadzący sprawy spółki, w spółce jawnej – wspólnik prowadzący sprawy spółki. Status kierownika mają także likwidator, syndyk oraz zarządca ustanowiony w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie?
Termin ustawowy jest stały. Sprawozdanie o terminach zapłaty składa się co roku do 30 kwietnia, za poprzedni rok kalendarzowy. Jeżeli rok podatkowy spółki pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to, że po rozliczeniu CIT za dany rok masz jeszcze jeden obowiązek – właśnie raport terminów zapłaty.
W wyjątkowych latach, gdy 30 kwietnia wypada w dzień wolny od pracy, praktyka organów może dopuszczać złożenie sprawozdania w pierwszym dniu roboczym maja. Pojawiały się więc komunikaty, że np. terminem jest 2 maja. Bezpiecznie jest jednak planować prace tak, aby wysłać dokument nie później niż w ustawowej dacie.
Jak wygląda odpowiedzialność za opóźnienie?
Konsekwencją niezłożenia sprawozdania w terminie jest wykroczenie. Odpowiedzialność karną skarbową ponosi kierownik podmiotu, który dopuścił do niewywiązania się z obowiązku. Jeżeli organ jest wieloosobowy, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie, chyba że sprawozdanie zostało przekazane na czas przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu.
Kodeks wykroczeń przewiduje za to zachowanie karę grzywny od 20 do 5000 zł. Karę wymierza sąd, a sprawy powstają po informacji przekazanej przez Ministra Rozwoju i Technologii do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz właściwych organów. To kolejny powód, aby nie odkładać raportu na ostatnią chwilę.
Niezłożenie sprawozdania w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną i obciąża konkretną osobę – kierownika podmiotu.
Jakie dane trzeba ująć w sprawozdaniu?
Zakres informacji określa art. 13a ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Sprawozdanie nie jest prostą listą faktur. Zestawia wartości świadczeń pieniężnych w rozbiciu na różne przedziały opóźnień i na płatności otrzymane oraz spełnione. Bez starannego przygotowania danych systemowych łatwo o błąd w proporcjach.
W sprawozdaniu wykazuje się wyłącznie transakcje handlowe, czyli odpłatne dostawy towarów lub odpłatne świadczenie usług, zawierane w związku z wykonywaną działalnością przez obie strony. Nie ujmuje się tu na przykład odszkodowań, kar umownych, zobowiązań wekslowych, rekompensat za koszty odzyskiwania należności ani roszczeń z kapitalizacji odsetek za opóźnienie. Do raportu trafiają dane dotyczące klasycznych należności i zobowiązań handlowych.
Podstawowe kategorie danych
Ustawowy zakres obejmuje kilka grup informacji, które trzeba przygotować przed wejściem do kreatora sprawozdania. Chodzi między innymi o strukturę i terminowość płatności, zarówno po stronie wierzyciela, jak i dłużnika. Dobrze przygotowana analiza ksiąg rachunkowych i systemu finansowo-księgowego znacznie przyspiesza proces wypełniania formularza.
Do najważniejszych danych, które musisz zebrać, należą w szczególności:
- pełna firma (nazwa) podmiotu oraz numer NIP,
- wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowach handlowych,
- wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku w terminie umownym,
- wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w terminie, z podziałem na opóźnienia: do 5 dni, 6–30 dni, 31–60 dni, 61–120 dni, powyżej 120 dni,
- wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie, również w podziale na te same przedziały opóźnień,
- udział procentowy świadczeń nieotrzymanych w terminie w całkowitej wartości należnych świadczeń pieniężnych w poprzednim roku,
- udział procentowy świadczeń niespełnionych w terminie w całkowitej wartości świadczeń, do których spełnienia podmiot był zobowiązany.
W praktyce największym wyzwaniem bywa poprawne zaklasyfikowanie świadczeń do właściwych przedziałów czasowych. Trzeba uwzględnić zarówno datę wymagalności wynikającą z umowy, jak i faktyczną datę płatności lub jej brak na koniec roku. Problemy pojawiają się także przy korektach, rabatach czy płatnościach na rzecz faktora, które często wymagają dodatkowej analizy prawno-podatkowej.
Jak odróżnić transakcje raportowane od wyłączonych?
W ustawie przewidziano liczne wyłączenia, które powodują, że nie każde zdarzenie związane z płatnością trafia do sprawozdania. Transakcje handlowe obejmują świadczenia za dostawy i usługi, ale już roszczenia odszkodowawcze, kary umowne czy zobowiązania wekslowe traktuje się odrębnie. Jeśli zatem kontrahent zapłacił karę umowną za niewykonanie dostawy, taka płatność nie powinna znaleźć się w raporcie o terminach zapłaty.
Wyjątkowo problematyczne bywa ujęcie płatności realizowanych przez faktora, a także rozliczanie korekt i rabatów przyznawanych po pierwotnej dostawie. Każdy z tych przypadków wpływa na wartość świadczeń pieniężnych wykazywanych jako otrzymane lub spełnione. W wielu firmach konieczna jest współpraca działu finansowego z doradcą podatkowym, aby prawidłowo wyodrębnić transakcje podlegające raportowaniu.
Jak złożyć sprawozdanie online na Biznes.gov.pl?
Sprawozdanie o terminach zapłaty składa się wyłącznie elektronicznie przez portal Biznes.gov.pl. Nie ma możliwości przekazania go w formie papierowej. Ministerstwo Rozwoju i Technologii – poprzez Departament Prawa Gospodarczego i Analiz z siedzibą przy Pl. Trzech Krzyży 3/5 w Warszawie – otrzymuje dane wprost z systemu po wysłaniu formularza.
Do zalogowania na portalu potrzebujesz konta Biznes.gov.pl oraz środka identyfikacji elektronicznej. Może to być profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Gdy logujesz się pierwszy raz, system przeprowadza cię przez proces zakładania konta. Kolejne wejścia są już znacznie prostsze, a raz utworzone konto możesz wykorzystywać także do innych usług administracji.
Jak przygotować się do wypełnienia kreatora?
Na Biznes.gov.pl dostępny jest elektroniczny kreator sprawozdania. Narzędzie prowadzi użytkownika krok po kroku przez wszystkie pola wymagane przez ustawę. Aby proces przebiegł sprawnie, warto wcześniej zgromadzić pełen zestaw danych liczbowych, ponieważ system prosi o precyzyjne wartości dla każdego przedziału czasowego opóźnień.
Przed rozpoczęciem pracy w kreatorze przygotuj w jednym miejscu co najmniej następujące informacje:
- firmę (nazwę) podmiotu i numer identyfikacji podatkowej,
- wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku w terminie umownym,
- wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku w terminie umownym,
- wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w terminie, z podziałem na przedziały: do 5 dni, 6–30 dni, 31–60 dni, 61–120 dni, powyżej 120 dni,
- wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie, również w podziale na te same przedziały czasowe,
- udział procentowy nieotrzymanych świadczeń w pełnej kwocie świadczeń tobie należnych w poprzednim roku,
- udział procentowy niespełnionych świadczeń w pełnej kwocie świadczeń, do których spełnienia byłeś zobowiązany w poprzednim roku.
Po wpisaniu danych kreator generuje sprawozdanie w wymaganym formacie. Cały proces możesz przerwać i wrócić do niego później, co bywa pomocne, gdy trzeba skorygować liczby po dodatkowej weryfikacji ksiąg. Ważne jest tylko to, aby ostateczna wersja została podpisana i wysłana przed 30 kwietnia.
Podpisanie i wysłanie sprawozdania
Po zakończeniu wypełniania kreatora system przenosi cię na stronę podpisywania dokumentu. W tym miejscu wybierasz formę podpisu – podpis zaufany, podpis kwalifikowany albo opcję „wiele podpisów”, jeżeli dokument musi podpisać kilku członków organu. To rozwiązanie szczególnie przydaje się w spółkach, w których reprezentacja jest łączna.
Nie ma obowiązku podpisania dokumentu od razu po jego wygenerowaniu. Możesz zebrać wszystkie wymagane podpisy, a następnie wrócić do kreatora i wysłać już podpisany plik. Po kliknięciu przycisku „Wyślij” sprawa jest załatwiona, a sprawozdanie trafia do Ministerstwa Rozwoju i Technologii. System nie pobiera żadnej opłaty za samą usługę, co oznacza, że złożenie sprawozdania jest bezpłatne.
Pełnomocnik lub prokurent a opłata skarbowa
Ustawodawca dopuścił możliwość złożenia sprawozdania przez pełnomocnika lub prokurenta. W praktyce duże grupy kapitałowe często korzystają z tego rozwiązania, zlecając wypełnienie i wysłanie dokumentu wyspecjalizowanym osobom. Warto więc wiedzieć, jakie dokumenty trzeba wtedy dołączyć i kiedy pojawia się obowiązek zapłaty opłaty skarbowej.
Jeżeli sprawozdanie składa pełnomocnik, musi dołączyć kopię pełnomocnictwa oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Opłatę wpłaca się na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego dla miejsca zamieszkania albo siedziby mocodawcy. Ustawa nie narzuca wzoru pełnomocnictwa ani jego formy – można użyć pełnomocnictwa ogólnego, rodzajowego lub szczególnego. Prokurent ujawniony w KRS nie musi natomiast dołączać dokumentów potwierdzających ustanowienie prokury ani wnosić opłaty skarbowej za ich złożenie.
Pełnomocnictwo do złożenia sprawozdania może mieć dowolną formę – ważne, aby jasno obejmowało umocowanie do przesłania raportu.
Jakie sankcje grożą za zatory płatnicze?
Oprócz wykroczenia za brak sprawozdania ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom przewiduje także odrębne konsekwencje za samo nadmierne odwlekanie płatności. Chodzi o sytuacje, w których spółka nie tylko raportuje opóźnienia, ale realnie generuje poważne zatory płatnicze, wpływające na płynność całych łańcuchów dostaw. Właśnie na takie przypadki ustawodawca wprowadził osobne postępowanie prowadzone przez Prezesa UOKiK.
Nadmierne opóźnianie się w spełnianiu świadczeń pieniężnych ma miejsce wtedy, gdy w okresie trzech kolejnych miesięcy suma wartości świadczeń niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez dany podmiot wyniesie co najmniej 2 000 000 zł. Każda osoba, w tym kontrahent lub organizacja branżowa, może złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów zawiadomienie o podejrzeniu wystąpienia takiej sytuacji. Dla spółki tworzącej zatory oznacza to ryzyko odrębnych sankcji administracyjnych i reputacyjnych.
